個人情報の取り扱いについて
個人情報の取り扱いについて
コンダクト株式会社（以下、弊社といいます）は、不動産事業に伴いお客様、株主、役職員、すべての利害関係者の氏名、住所、生年月日、電話番号、Ｅメールアドレス、その他の記述等によって特定の個人を識別することのできる情報（以下、個人情報といいます）をいただいております。
以下に、その個人情報の取り扱いについて説明いたします。
個人情報の取り扱いに関する基本姿勢
弊社は、不動産事業を通じて収集する個人情報のみならず、役職員、株主などすべての利害関係者の個人情報を守ることが企業の重要な社会的責務であるとの認識に立ち、これを企業活動における最重要事項のひとつとして位置づけております。また、これを確実に実践していくために『個人情報保護マネジメントシステム』を弊社全役職員に周知徹底を行うと同時に実行してまいります。
１．個人情報の取得
弊社は、個人情報の取得を、適法（刑事法・行政法・民事法等の秩序にかなった）、且つ、公正な手段にて（窃盗・脅迫・偽り等の手段に拠ること無く）行います。
２．弊社が保有する個人情報
弊社は、お客様との不動産売買取引、賃貸物件の入居及び物件管理契約に関して、その履行に伴ってお客様からいただいた個人情報、及び取引先、株主、役職員の個人情報を保有しております。
３．弊社が保有する個人情報の利用目的
弊社は、弊社が保有する個人情報について、以下1.～4.に該当する場合を除き、利用目的の以下a.～g.の達成に必要な範囲をこえて取り扱いいたしません。
- お客様の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、お客様本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様本人の同意を得ることが困難であるとき
- お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービス実施のため利用します。
- 弊社は、弊社の他の不動産物件におけるサービスの紹介並びにお客様にとって有用と思われる弊社提携先の不動産等を紹介するためのダイレクトメールの発送等のために、お客様の個人情報のうち氏名、住所、生年月日、電話番号、Ｅメールアドレス、その他の記述等によって特定の個人を識別することのできる情報を利用します。
- 上記ａ.ｂ.につきましては、以下の目的で利用します。
- 物件情報を取引の相手方探索のために利用します。
- 物件情報をインターネット、チラシ等広告に掲載するために利用します。
- 物件情報を、取引の相手方探索のため指定流通機構の物件検索システム（レインズ）に登録する場合があります。なお契約後、指定流通機構（宅地建物取引業により、国土交通大臣の指定を受けた機構。）に対し、成約情報（成約情報は、成約した物件の、物件概要、契約年月日、成約価格などの情報で、氏名は含みません。）を提供します。指定流通機構は、物件情報及び成約情報を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用します。
- 不動産の売買契約又は賃貸契約の相手方を探索すること及び売買、賃貸借、仲介、管理等の契約を締結し、契約に基づく役務を提供することに利用します。
- 管理が伴う場合には、マンション等の管理組合で締結した管理委託契約業務履行のため利用します。
- 上記、1～５の業務に付随する、お客様にとって有用と思われる当社及び提携先のご案内や商品の発送、関連するアフターサービス、また、管理においてのメインテナンス等の業務に関するお知らせ等に利用します。
- 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿及びその資料として保管します。
- 不動産の売買、賃貸等に関する価格査定に利用します。価格査定に用いた成約情報は、宅地建物取引業法第34条の2第２項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
- 上記利用は、お客様からの申し出により取り止めます。
- 役職員については、雇用に関する資料として利用します。
- 株主については、株主名簿等に利用します。
- お取引先様については弊社の取引先管理・営業活動のために利用いたします。
４．個人情報の第三者への提供
弊社が保有するお客様の個人情報は、お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービスの実施のため、業務の内容に応じて、氏名、住所、電話番号、生年月日、不動産物件情報、成約情報、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等で次の1.～11.記載について第三者に提供されます。なお、お客様からの申し出がありましたら、提供は停止いたします。
- お客様から委託を受けた事項についての契約の相手方となる者、その見込み者
- 弊社以外の宅地建物取引業者
- インターネット広告、その他広告の掲載事業者及び団体
- 指定流通機構（専属専任媒介契約、専任媒介契約が提携された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます）
- 登記に関する司法書士、土地家屋調査士
- 融資等に関する金融機関関係者
- 対象不動産について管理の必要がある場合における管理業者
- 当社の管理が生じる場合は、管理委託契約の重要事項説明書に定める業務委託先及び管理費引き落としの際の振込み先金融機関、管理組合役員
- 入居者様の信用照会のための信用情報機関（必要な場合）
- 入居者様が賃料を滞納した場合の滞納取立者
- お客様にとって有用と思われる当社提携先
５．個人情報の保護対策
弊社の全役職員に対して個人情報保護のための教育を定期的に行い、お客様の個人情報を厳重に管理いたします。
弊社のデータベース等に対するアクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定し、また、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入いたします。
６．個人情報処理の外部委託
弊社が保有する個人データの扱いの全部又は一部について外部委託をするときは、必要な契約を締結し、適切な管理・監督をいたします。
７．個人情報の共同利用
弊社は、お客様の個人情報を子会社であるコンダクト不動産株式会社との間において、下記の内容にて共同利用いたします。
- 共同して利用される個人情報は氏名、住所、生年月日、電話番号、Ｅメールアドレス、その他の記述によって特定の個人を識別できるものであります。
- 共同して利用する者の範囲は、コンダクト不動産株式会社役員、及び従業員であります。
- 共同して利用する者の利用目的は、上記３．（弊社が保有する個人情報の利用目的）に記載している内容で利用いたします。
- 共同して利用する個人情報管理についての責任は、コンダクト株式会社にあります。
- 取得方法については、（口頭、面談等）、ウエブ上の入力フォーム、契約書、申込書、アンケート、その他書面から取得いたします。
８．個人情報の開示について
弊社は、お客様本人またはその代理人から、当該個人情報の開示についての請求があったときは、以下の場合を除き、合理的な期間で回答いたします。
- お客様本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 法令に違反する場合
９．個人情報の訂正、利用停止、削除について
弊社は、お客様本人またはその代理人から当該個人情報の、内容の訂正、利用停止、削除の申出があった場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、合理的な期間で確認を行い、その結果に基づき、当該個人情報の内容の訂正、利用停止、削除を行います。
10．個人情報の取り扱いに関する苦情・相談窓口について
弊社の個人情報の取り扱い（利用、提供、開示又は訂正等）に関する苦情については、下記までお申し出下さい。
11．要配慮個人情報について
弊社は、要配慮個人情報を含む個人情報の取得、利用又は提供は行いません。
ただし、次に揚げる場合には取得、利用、提供を行う事があります。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
12．情報提供の任意性について
弊社に対し情報をご提供されることは任意です。ただし、ご提供いただけない場合、契約の履行ができない場合や、ご依頼の個人情報に関するご請求に応じられないおそれがあります。
【各種お問合せ・相談窓口】
TEL：093-513-3338 FAX：093-513-4488
E-Mail：chiikisaisei@e-conduct.co.jp
担当者：工藤
【個人情報取扱事業者】
〒802-0001
住所：福岡県北九州市小倉北区浅野2丁目17番38号
商号：コンダクト株式会社
代表取締役 和田克之
2020年9月23日更新
